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La digitalización de facturas y su posterior almacenamiento en un servidor interno o externo, bien sea para la emisión o distribución del documento contable, es la función que deben adoptar en la actualidad las empresas en España, tomando en cuenta la constante fluctuación a la que se encuentra sometida la economía hoy en día.

Además de ahorrarles mucho tiempo y dinero, la digitalización de facturas les supone aún más beneficios funcionales tales como accesibilidad, facilidad en su emisión o transmisión, y seguridad en los datos necesarios para la elaboración de una factura legal.

¿Cuál podría ser el interés en la digitalización de las facturas?

Con la expansión de las nuevas tecnologías en las zonas como Barcelona y Cataluña, los procesos y gestiones relacionados con el mundo profesional se están viendo trastornados, con la aparición de las computadoras, teléfonos inteligentes, tabletas, aplicaciones móviles, correos electrónicos, entre muchos otros; sin embargo está claro que no podemos prescindir de ellos ahora.

Debemos considerar que estas nuevas tendencias no han terminado de sorprendernos con la interferencia que poseen en nuestras vidas diarias, ofreciéndonos una gran cantidad de ventajas que se pueden percibir después de la digitalización de los procesos y gestiones que se realicen dentro de su empresa, desde la gestión de la producción hasta la gestión de los recursos humanos y la gestión de la contabilidad, facilitando la emisión de una factura legal lo que anteriormente suponía una verdadera molestia, debido a la cantidad de normas que debemos tomar en cuenta para la elaboración y emisión de la misma.

¿Cuáles son las ventajas que nos supone la digitalización de facturas?

La emisión o distribución de una factura, es de vital importancia para la empresa y es fundamental para los diferentes procesos que en ella se ejecuta, tales como: la contabilidad, los impuestos, la administración del negocio, la cancelación de los honorarios profesionales, entre muchos otros, por lo tanto, debemos tener cuidado de tenerla y mantenerla también por razones legales como por las necesidades de la empresa.

Dada la suma importancia de este documento, la digitalización de facturas puede ser de gran utilidad para las empresas, permitiendo lo siguiente:

  • Ahorrará tiempo: Cuando su empresa tiene las facturas escaneadas y debidamente almacenadas en un servidor, bien sea interno o externo no tendrá ningún problema para encontrarlas, con realizar una simple búsqueda será suficiente. Gracias a una minuciosa clasificación de los documentos por nombre, fecha, objeto, rango de costo, absolutamente todas sus facturas podrán clasificarse, almacenarse y de ser necesario distribuirse.
  • Protegerá sus documentos, evitando las pérdidas: Las facturas digitalizadas garantizan ser mucho más seguras que las elaboradas en papel, siendo muy probable que este se pierda. La digitalización de facturas, nos brinda la garantía de evitar estos riesgos y conservar cuidadosamente las facturas que son esenciales para toda empresa.
  • La centralización de los datos: Con el escaneo de estos documentos, evitaremos ralentizar nuestros procesos y gestiones al encontrar la documentación necesaria en un solo sitio y que cualquier empleado que necesite acceder a los archivos almacenados en los servidores, pueda realizarlo sin ningún tipo de inconveniente.
  • Simplifica la exportación de tus facturas: Cuando realizas la digitalización de las facturas, podrá exportar de manera fácil y sencilla las mismas, evitando la difícil tarea que es la entrada de manera manual al sistema encargado del manejo de sus facturas o del programa administrativo y contable con el que cuente su empresa.
  • Solvente el problema de la movilización: Digitalizar sus facturas es una solución inteligente que le permitirá ser más flexible y móvil, de hecho, al encontrarse de viaje o fuera de su lugar de trabajo, solo necesitará escanear su factura y olvidar por completo la acumulación de papeles y el estrés de último minuto.
  • Vigile y controle los gastos efectuados por sus empleados: Para muchos gerentes en España, no siempre es sencillo vigilar la labor de sus empleados, aún más si estos son enviados a viajes de negocios lejos del lugar de trabajo, al emplear la digitalización de las facturas y su almacenamiento en los servidores, puede controlar el progreso y costo de los viajes de sus empleado.
  • Minimice el espacio: Al digitalizar sus facturas, puede reducir el volumen de papeles y con esto ganar espacio, en lugar de hacer copias de las facturas originales y enviarlas a los distintos sectores que lo requieran, simplemente debe escanearla y subirla en su servidor o una aplicación dedicada, además, con las leyes correspondientes al cuidado del medio ambiente establecidas en ciudades como Barcelona y Cataluña, se evitará problemas.
  • Evite el deterioro de los documentos: Cada empleado de la organización, que ha gestionado el informe y emisión de las facturas de los gastos efectuados, sabe que después de unos días en una billetera, una factura puede volverse ilegible, al digitalizar sus facturas, garantiza la durabilidad de la información que contienen.

¿Cuál es la importancia de un software dedicado para la digitalización de facturas?

Puede considerarse a primera vista, que el proceso de digitalización de una factura, con un software verificado es bastante complicado, sin embargo no es así, debido que por las normativas impuestas por la Agencia Tributaria (AEAT), la propia aplicación debe ser completamente competente al realizar de manera automática la generación del documento, sin necesidad de que haya una manipulación manual, determinando las diferentes acciones, optimizando la inserción de los metadatos necesarios y realizando la firma electrónica correspondiente.

En Barcelona y Cataluña, algunos softwares considerados de gran sofisticación como Dokuflex, realizan de igual manera de forma automatizada, acciones adicionales no obligatorias como la captura de los comprobantes o facturas, con la ayuda del dispositivo Smartphone o Tablet del empleado o administrador de la organización como si de tomar una fotografía se tratase, también se encarga de realizar el aviso correspondiente para el cierre mensual de las facturas correspondientes al periodo fiscal. Dokuflex garantiza la validez y homologación de las facturas emitidas, para que las mismas cumplan con los requisitos, normas y reglas emitidas por la Agencia Tributaria.

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