La tecnología a medida que pasa el tiempo, va en progreso hacia el futuro, automatizando la mayoría de las tareas, las cuales anteriormente eran realizadas por personas, como, por ejemplo, el cálculo matemático, la cuenta de billetes en un banco, hasta actualmente la construcción de bienes y servicios, ya que todo se encuentra automatizado. En este caso hablaremos de la Gestión Documental Inteligente.

Esta es una de las formas tecnológicas las cuales podremos utilizar para poder gestionar de manera automática nuestra empresa, así facilitando el trabajo entre las personas, además abaratando costes. Gracias a esto, las empresas toman la ruta del progreso, sumergiéndose en maneras tecnológicas de automatizar sus empresas, gracias a la diversidad de softwares que existen actualmente los cuales son específicamente para esta función.

Esta nueva manera tecnológica de gestión documental inteligente considera una nueva disciplina entre los diferentes sistemas de gestión documental. Cabe destacar que la gestión documental tradicional supone compartir documentos, realizar búsqueda, realizar diversos flujos de trabajo, relacionar documentos, publicar, realizar un control de versiones o acceder a un gestor documental desde un dispositivo móvil; la gestión documental inteligente trata sobre otra cosa, aunque estas dos se encuentran relacionadas.


Gestión Documental Inteligente

Maneras de automatizar una empresa con La Gestión Documental Inteligente.

Gracias a la tecnología que se desarrolló en La gestión Documental inteligente, se pueden realizar varias tareas de manera automatizada sin necesidad de una persona que se encargue de manera física en esas tareas, gracias a que todo esto sucede de manera digitalizada gracias a un software diseñado para poder realizar esta tarea. A continuación, seles mostrara las diversas tareas que se pueden realizar mediante La Gestión Documental Inteligente.

  1. Gracias a la automatización de este software se podrá etiquetar documentos de forma automática, Esto ocurre cuando se le inserta un documento en la herramienta de software y el sistema es capaz de colocar los metadatos al documento, (basado esto en su contenido), y logra añadir esos metadatos a la nube de etiquetas de la empresa.
  2. También este tipo de software tecnológico está desarrollado para reconocer el tipo de documento el cual sea ingresado al software. Es decir, que, si subimos al gestor de archivos cualquier tipo de documento, este lo gestionara y lo organizara.

Como, por ejemplo, mediante el escáner (el cual digitalizará y enviara por correo la información) subimos 3 documentos a la vez: un presupuesto, una factura y un contrato. EL sistema de gestión documental inteligente está capacitado para poder reconocer la información de cada documento y que tipo es cada archivo, Para poder incorporar esta información a los Tags o metadatos.

  1. Se desarrolló en el software un método de clasificación automática. Las cuales usa los métodos anteriormente nombrados. Y esto hace que el sistema de gestión documental inteligente sea capaz de determinar en qué carpeta debe de estar almacenado cada documento, ya que el cuadro de clasificación de documentos, debe de estar cruzado con los tags o metadatos que se hayan extraído de forma automática en los puntos anteriormente nombrados.

De esta forma se hace sencillo determinar e donde se debe colocar cada documento, como, por ejemplo. Se ha digitalizado la factura número 45, la cual corresponde al mes de agosto de la empresa X. El sistema lo que hace es extraer estos tags de una forma inteligente, y luego realiza con estas palabras una búsqueda adentro del gestor, La primera carpeta que dará como resultado este gestor es la siguiente ruta Administración /Facturas/Fox/agosto.

  1. Por ultimo existe el comienzo automático de flujos de trabajo. Se le puede decir de forma previa, al gestor documental inteligente, que acciones debe realizar cada vez que detecte algún tipo de archivo. Como, por ejemplo, Si se trata de una factura, se debe comenzar un flujo de trabajo de pago de todas las facturas y este procesamiento invita a las personas pertinentes para validar su factora y luego proceder al pago de la misma.

Lo que caracteriza a un buen software en cuanto a una gestión Documental Inteligente.

En la actualidad existen diversidad de softwares especializados y desarrollados tecnológicamente para poder realizar esta acción, la cual se trata de gestionar toda la documentación importante de una empresa en un sistema de carpetas gestionados por Tags, los cuales organiza de manera exacta e inequívoca todos los documentos, para que así a la hora de realizar una búsqueda de una documentación en específico, esta aparezca de inmediato.

A continuación, les mostraremos diversos softwares los cuales fueron desarrollados para realizar esta tarea de manera exitosa.

Algunas de estas herramientas logras ahorrar tiempo y esfuerzo en la gestión de todos tus documentos.  Y esta se trata de una suite compuesta por un conjunto de módulos los cuales permiten cubrir el ciclo de vida de sus documentos desde el inicio hasta el final.

Todos los componentes de esta grandiosa herramienta, están bajo la misma licencia de uso, es decir que la persona que adquiera este software contara con el uso de todos sus módulos bajo ella misma suscripción.

Otros que pueden hacer una gestión documental inteligente desarrollan la clave para tener al máximo la eficiencia de las empresas, logrando reducir drásticamente las horas de búsqueda de los documentos en un simple gestor de archivos, de una manera cómoda, rápida y segura.

Algunos softwares están diseñados para la digitalización y la automatización de las empresas las cuales da diversas soluciones y diversos manejos en la empresa que son especializados de manera digital. Así ayudando a organizar toda la documentación necesaria de la misma de una manera correcta y eficaz.

Para finalizar, en la actualidad hay miles de aplicaciones, softwares y demás tecnologías para la automatización de tu empresa, que esperas para realizar este paso y así entrar a este grandioso mundo de la tecnología el cual se va desarrollando periódicamente. moderniza tu empresa, negocio, adquiriendo un software de gestión documental inteligente.

© 2018 - All Rights Reserved. Diseñador por Baillyweb