Gestión Documental, almacena, comparte
y colabora con tus documentos

¿Qué es un gestor documental?

Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial.

Ventajas de un sistema de gestión de documentos

  • Gestión y Digitalización de documentos​

Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización central. Una digitalización de documentos organizada y planificada es primordial para el correcto aprovechamiento del sistema

  • Compartir documentos

Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa. Los softwares de gestion documental permiten a diferentes grupos externos a la empresa (proveedores, clientes…) el acceso a documentos necesarios para la relación que mantienen. Con esta característica ya no son necesarias las pequeñas memorias USB, o los emails con diferentes versiones de un documento.

  • Gestión documental - Localización central

Es mucha la documentación que maneja una empresa y proviene de muchos y muy diversos canales. A consecuencia de esto, grandes volúmenes de información quedan desestructurados y repartidos entre los distintos sistemas. Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. La empresa decidirá qué empleados pueden tener acceso a los documentos alojados gracias al mecanismo de concesión de permisos. Esta centralización de la información supone terminar con la búsqueda infinita de documentos por las redes de carpetas de la organización agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo.

  • Seguridad en la Gestión Documental

Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta. Los sistemas de gestión documental solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable. De esta forma, la empresa trabaja con la certeza de que toda su información está segura ubicada en un mismo sistema, ya sea en el CPD propio de la empresa, como en servicios de cloud.

  • Mejorar el flujo de trabajo​ - Gestor documental

Un sistema de gestión documental puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de las funciones, el software de gestión documental proporcionará una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la empresa. Este control de procesos permitirá seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo a la empresa.

  • Control de versiones en el Gestor Documental

Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado. Los gestores documentales tratan de controlar este inconveniente. A través de un historial de versiones, los sistemas de gestión documental ofrecen la posibilidad de acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla.

Aumento de la gestión de contenido 50%
Reducción de errores 38%
Reducción de costes 32%

Gestión Documental Dokuflex

La Gestión Documental de Dokuflex, es uno de los módulos que ofrece Dokuflex para el camino a la transformación digital y hace que se reduzca el tiempo dedicado a la clasificación de documentos, y haga llegar la información a quien la necesite y se eviten pérdidas de tiempo en la búsqueda de documentos.

  • Visualización mediante un visor especifico diferentes formatos (Ofimática, fotos, videos, audio, flash, pdf, AutoCad,…)
  • Control de versiones y control de acceso. Metadatos y tipos de documentos configurables
  • Comentarios sobre el documento y trabajo en equipo
  • Etiquetas y flujos de trabajo asociados
  • Documentos vinculados (grapados de documentos) Check-in/Check-out
  • Documentos públicos y envio de enlace de documentos a usuarios internos y externos
  • OCR: clasifica el documento y le asigna las etiquetas correspondientes
  • Modalidad de OCR avanzado, el OCR como servicio Búsqueda full-text
  • Inicie Workflwows de aprobación de documentos
  • Integración con Microsoft Outloook: Tanto los archivos anexados que recibe en sus correos como el contenido del mismo correo, mantengalo integrado en la plataforma. Cree fácilmente tareas a partir de correos recibidos.
  • Integración con Microsoft Office (Gestione sus documentos desde MS Word, MS Excel,… directamente versiones documentos, edite, grabe,…)
  • Doku4Explorer. Cliente windows para poder acceder a Dokuflex
  • FileSync. Ten siempre sincronizados tus ficheros y trabajo offline sobre ellos

Gestión Documental

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