Inicia tu camino a la Transformación Digital con Dokuflex

Dokuflex, un sistema integral que da solución a los diferentes problemas dentro de la empresa para su transformación digital. Con sus diferentes módulos, Dokuflex cubre todas las necesidades que tu empresa necesita para conseguir el éxito en la transformación digital.

Productividad, eficiencia y control...

Reducción de costes

Reduce los costes al gestionar digitalmente tus facturas, tickets de gastos o documentos.

Seguridad

Controla quien accede a tu información, añade privacidad a la documentación sensible

Procesos de negocio

Crea procesos de negocio dentro de tu empresa de manera fácil. Añade flujos de aprobaciones de forma sencilla.

Productividad, eficiencia y control...

Con la digitalización de la empresa, se inicia un camino lleno de mejoras y ventajas, donde la reducción de costes, la mejora en la seguridad o los procesos correctamente definidos, harán de tu empresa, un negocio eficiente.

Es el momento de dar un paso adelante y hacer de tu empresa un entorno digital práctico y eficiente, donde una gestión documental bien implementada, un BPM potente y el motor de workflows haran de tu día a día un trabajo bien estructurado y eficiente.

Gestión Documental

La gestión documental integrada es un gran paso para las empresas para centralizar y controlar sus documentos. Un gestor documental eficiente permite una correcta categorización de los documentos, trazabilidad documental, flujos de trabajo o la colaboración entre usuarios, entre otras cosas.

Dokuflex, nace como gestor documental enfocado a dar cobertura a las necesidades que surgen en la utilización de un gestor documental. Características como workflows específicos, tipologías de documentos o enlaces públicos de tus documentos, te darán un control y una trazabilidad de tus documentos de manera eficiente y precisa.

Sistema de gestión documental diseñado para guardar, administrar y trabajar con los documentos de manera eficiente. Con Dokuflex podrás hacer una gestión de expedientes de proyectos, empleados, proveedores y demás de manera fácil, con un control preciso de donde está la información, quien accede a ella y que se hace con ella.

Algunas de las ventajas que ofrece Dokuflex son:

  • Visualización mediante un visor especifico diferentes formatos (Ofimática, fotos, videos, audio, flash, pdf, AutoCad,…)
  • Control de versiones y control de acceso. Metadatos y tipos de documentos configurables
  • Comentarios sobre el documento y trabajo en equipo
  • Etiquetas y flujos de trabajo asociados
  • Documentos vinculados (grapados de documentos) Check-in/Check-out
  • Documentos públicos y envío de enlace de documentos a usuarios internos y externos
  • OCR: clasifica el documento y le asigna las etiquetas correspondientes
  • Modalidad de OCR avanzado, el OCR como servicio Búsqueda full-text
  • Inicie Workflwows de aprobación de documentos
  • Integración con Microsoft Outloook: Tanto los archivos anexados que recibe en sus correos como el contenido del mismo correo, manténgalo integrado en la plataforma. Cree fácilmente tareas a partir de correos recibidos.
  • Integración con Microsoft Office (Gestione sus documentos desde MS Word, MS Excel,… directamente versiones documentos, edite, grabe,…)
  • Cliente Windows para poder acceder a Dokuflex
  • Ten siempre sincronizados tus ficheros y trabajo 
offline sobre ellos

Explora una forma distinta de organizar tus facturas

La automatización de la gestión de facturas se traduce en menos problemas y más acción.

La falta de visibilidad que se produce al procesar manualmente las facturas, donde utilizando una solución automática mejorará sus procesos internos y su relación con los proveedores, gracias a Dokuflex, gestionará sus facturas online de forma segura.

Extracción automática de la información que el Director Financiero necesita para procesar y pagar todas las facturas a tiempo.

El software de procesamiento de facturas de Dokuflex automatiza el proceso de digitalización, interpretación y archivo de los datos de las facturas. No importa el volumen de facturas de su organización, ya sean en papel o en cualquier formato electrónico, el software extrae de manera inteligente la información importante y la valida conforme a un conjunto de reglas predefinidas.

El procesamiento de facturas de proveedores puede comenzar inmediatamente.

Independientemente de que lleguen en papel, por fax o adjuntas a correos electrónicos, y sin importar el diseño de la factura, las facturas entrantes pueden enviarse para su aprobación en cuestión de minutos. El software gestiona la introducción y validación de datos de modo que el personal de contabilidad solo tiene que intervenir cuando hay que solucionar algún problema.

No existe ninguna factura demasiado compleja que impida su pago a tiempo.

La automatización de facturas inicia el ciclo de compras a pagar. En vez de que su departamento de contabilidad tenga que hacer frente a cantidades abrumadoras de archivos en papel o en formato electrónico llegados desde varias fuentes, éste solo tendrá gestionar lo más importante: la información.

Captura de facturas.

Las facturas en papel se escanean y digitalizan. Las facturas electrónicas (XML, PDF y EDI) ya están listas para la captura de sus datos.

La tecnología de captura de Dokuflex lee e interpreta todos los archivos de facturas, independientemente de su formato.

Validación.

La información capturada de la factura, incluyendo códigos de barras, sellos y otros datos específicos del proveedor, es clasificada.

La información clasificada se valida comparándola con el pedido de compra, el albarán de recepción de mercancías o los datos del maestro de proveedores.

También se realiza una comprobación automática de las sumas en la factura, los datos del proveedor, las fechas, el importe de impuestos, etc.

Resolución de incidencias.

Las discrepancias y la información que falta se marcan para que el usuario la verifique.

Las objeciones se envían a un flujo de trabajo automático para su resolución. Las facturas sin incidencias continúan en el proceso de contabilización.

Las imágenes de todas las facturas y el estado en que se encuentran están siempre disponibles en todo el proceso.

Características del software de facturación doku4invoices 

  • Procesamiento preciso de facturas en menos tiempo y con menos recursos.
  • No se pierden facturas ni se pagan dos veces.
  • Posibilidad de aprovechar el descuento por pronto pago de los proveedores.
  • Visibilidad permanente del estado de las facturas online con nuestro software.

Certificado AEAT.

Es el proceso que permite, mediante un escáner o dispositivo móvil, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital, codificada conforme a algunos de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución admitido por la Agencia Tributaria (AEAT).

Cualquier empresa podrá optar entre el archivo físico y el digital siempre que la digitalización se haga conforme a unos requerimientos y con una solución certificada por la AEAT. En este último caso el archivo electrónico tendrá absoluta validez legal.

La Agencia Tributaria ha homologado la solución Doku4Invoices para la gestión automática de facturas considerando que cumple todos los requisitos exigidos en la Resolución de 24 de octubre de 2007 sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización.

 

Solución Tickets

Dokuflex dispone de una solución aprobada por la Agencia Tributaria, nuestro software para la gestión de tickets de gastos, para automatizar la gestión integral de las facturas simplificadas agilizando sus procesos gestión de gastos.

De la complejidad a la facilidad.

Desde la complejidad de mantener el papel, pérdidas de tiempo, a la eliminación del papel, la transparencia y el control de la gestión de los gastos.

Para gestionar su viaje de negocios

  • Reducción del tiempo en la presentación de los gastos de viaje.
  • La gestión centralizada desde cualquier lugar.
  • Eliminar la correspondencia interna para el envío de tickets.
  • Construye fácilmente las estadísticas de viaje
  • Ayuda en el control de los costes de los gastos.
  • Cumplir la política de gastos de la compañía.

Para administrar su red de ventas

  • Incorporar las facturas y tickets de vendedores y utilizar apropiados flujos de trabajo y proyectos.
  • Ayuda a controlar los resultados de ventas de su red comercial.
  • El control sobre el presupuesto.
  • La gestión centralizada para cada trabajador desde cualquier lugar.
  • Análisis de los gastos de área Capturar facturas.
  • Presentar informes de ventas.

Beneficios para todos

  • Transparente y fácil de usar la aplicación móvil.
    Acceso desde cualquier lugar.
  • Gastos presentados correctamente y a tiempo.
  • Proceso de aprobación ágil y aplicando políticas de gasto Pago rápido o reembolso.

Ahorro de tiempo

No hay necesidades de recogida y mantenimiento de cientos de tickets o facturas
Gestión de Tickets

  • Ahorre en la gestión del tiempo y consiga un control efectivo de los gastos.
  • La gestión centralizada desde cualquier lugar.
  • Elimine el almacenamiento de papel en el proceso. Elimina la correspondencia interna para el envío de tickets.
  • Contabilizar automáticamente los tickets •Crea políticas gastos de la empresa.

Procesos de Negocio (BPM)

En todas las empresas hay cientos de procesos internos. Poder englobarlos dentro de una misma plataforma, automatizarlos y procedimentarlos de manera correcta y eficiente, es la misión de un BPM (Business Process Management)

Dokuflex, como parte de su función, es aportar soluciones ágiles, sencillas y potentes para cumplir a la perfección con dicho cometido. Para llevar a cabo dicha función,  posee un BPM nativo pensado para crear todos los procesos de negocio de una empresa, por complejos que sean, y todo sin escribir una línea de código, solo mediante asistentes visuales.  Aplicar Workflows específicos para llevar a cabo los procesos, definir diferentes tipos de aprobadores en función de proyectos, categorías o roles, entre otros, consigue cubrir todas las necesidades que surjan en sus diferentes aplicaciones, como por ejemplo la incorporación de nuevo personal, a la gestión de las solicitudes de compra de la empresa o el control de recepción. Todo es posible con el BPM de Dokuflex.

Especificaciones

Con un sistema de Drag&Drop, se puede dar forma a todos aquellos procesos internos de tu empresa, haciéndolos más efectivos y fluidos, con un control total de todo el flujo del proceso.

  • Drag & Drop.
  • Diseño mediante asistentes.
  • Diseño de Flujos de trabajo de manera gráfica.
  • Uso de datos maestros.
  • Lectura de tablas de tu ERP.
  • Aprobación / Denegación en las fases del flujo de trabajo por Usuarios, Categorías, Roles, etc.

Finalidad de la Firma Digital

La finalidad última es la posibilidad de demostrar en un proceso litigioso la validez de las firmas presentadas, lo que supone a su vez que estas lleven asociados unos datos biométricos, que estos sean susceptibles de una valoración caligráfica digital, que estén asociados de forma única al documento, que se garantice la integridad del documento, la identidad de su autor, …

Delante de situaciones legales:

Se requiere la presentación de una prueba robusta que no permita albergar la más mínima duda respecto a su autoría y autenticidad.

Aspectos como el momento en el que se realizó la firma, el lugar de realización, la tecnología empleada, el contenido del documento firmado o la participación de terceros independientes, reforzarán en gran medida las evidencias electrónicas obtenidas.

La firma digital en Dokuflex:

Con la firma Biométrica de Dokuflex podrás hacer que la tarea de la firma de documentos se convierta en un trámite fluido, rápido y seguro.

  • Posibilidad de definir múltiples firmantes para un mismo documento/expediente

  • Integración con dispositivos de firma biométricos

    • Captura imagen firma

    • Captura datos biométricos

  • Integridad y no repudio de la documentación firmada digitalmente

  • Generación de documentos PDF en base a plantillas de fácil diseño

  • Organización de la documentación firmada en un gestor documental. Agrupando toda la documentación de un mismo expediente

  • Control de versiones y control de acceso a la documentación

  • Firma mediante SMS

Quieres conocer mejor Dokuflex?

Gestión de Facturas

Dokuflex, un sistema integral que da solución a los diferentes problemas dentro de la empresa para su transformación digital. Con sus diferentes módulos, Dokuflex cubre todas las necesidades que tu empresa necesita para conseguir el éxito en la transformación digital.

Gestión de Tickets de Gastos

Dokuflex, como plataforma concebida para la digitalización de las empresas, da una elegante solución a este problema. Homologado por la AEAT(Agencia Tributaria Española), permite, mediante una simple fotografía del ticket, su digitalización y homologación.

Gestión de Procesos

BPM ( Business process management) es la evolución imparable que está cambiando  la forma de gestionar los procesos de negocio de las empresas y de cualquier organización en el mundo, permitiendo una mayor flexibilidad,  ahorro de costes, mayor automatización y una gran  potencia de gestión.

Gestión de Firma Biométrica

Dokuflex está homologado por AEAT (Agencia Tributaria Española) para certificar las facturas que digitalicemos, dándoles validez legal y así poder destruirlas y evitar su almacenamiento físico durante los cinco años que obliga la ley.

Transformación Digital

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